Politiques

1. Objectif de la politique

L'enregistrement des audiences du Conseil arbitral a pour objet d'avoir un compte rendu de l'audience que l'on peut consulter dans le cas où un appel serait interjeté auprès du juge arbitre par le prestataire ou les parties intéressées à l'appel.

Les juge arbitres ont besoin d'un enregistrement de l'audience devant le Conseil arbitral lorsqu'on allègue que le Conseil arbitral n'a pas respecté un principe de justice naturelle ou qu'il a refusé de le faire, par exemple qu'il n'a pas mené une audience impartiale.

Conformément au paragraphe 80(7) du Règlement sur l'assurance emploi Règlement sur l'assurance emploi, c'est au président qu'il incombe de décider de la procédure d'une audience devant le Conseil, à savoir si l'on doit permettre l'enregistrement. En temps normal, les désirs de l'appelant sont habituellement respectés.

2. Dispositions législatives et réglementaires

La Loi ne stipule pas l'enregistrement sonore obligatoire des audiences devant les Conseils arbitraux de l'assurance emploi, sauf lorsqu'un témoignage oral visant une allégation de harcèlement est présenté en l'absence du prestataire ou de l'employeur, qui est exclu de l'audience par un décret du président du Conseil (sous alinéa 29c)(i) de la Loi sur l'assurance emploi Loi sur l'assurance emploi et article 81 du Règlement sur l'assurance emploi Règlement sur l'assurance emploi).

Toutes les autres audiences tenues devant les Conseils arbitraux sont enregistrées selon la volonté du président du Conseil. Lorsqu'une partie soulève une objection à ce que l'audience soit enregistrée, seul le président a l'autorité de décider de la façon dont se déroulera l'audience (paragraphe 80(7) du Règlement Règlement sur l'assurance emploi).

3. Rôles et responsabilités

Administration centrale

Sous la direction du sous ministre adjoint Assurance, le directeur général de la Direction générale de l'assurance est responsable de fournir une orientation fonctionnelle pour l'application de la présente politique.

Le directeur des Appels est doté de la responsabilité d'élaborer et de maintenir les processus, les outils et les procédures requises afin d'appliquer la politique d'enregistrement en matière d'audiences d'appels devant les Conseils arbitraux de l'Assurance emploi.

Bureau régional

Le cadre supérieur régional et les gestionnaires de l'Assurance de chaque Région sont responsables d'assurer la mise en œuvre de la politique d'enregistrement liée aux audiences du Conseil arbitral dans leurs régions et de s'assurer que la politique est appliquée uniformément dans tout Centre de ressources humaines du Canada (CRHC).

Centres de ressources humaines du Canada

Dans toutes les régions, les gestionnaires des CRHC ou des Centres du conseil arbitral sont chargés de mettre en œuvre la politique d'enregistrement du Conseil arbitral et de s'assurer que leur personnel possède les connaissances et l'équipement nécessaires afin d'appliquer la politique.

Le directeur de chaque Centre du conseil arbitral ou Centre de ressources humaines du Canada est responsable de la sauvegarde, de la sécurité et de l'identification des bandes sonores des audiences du Conseil arbitral.

Conseil arbitral

Le Conseil arbitral est un tribunal administratif indépendant qui n'a pas de lien de dépendance avec le Ministère. Son rôle consiste à rendre des décisions au sujet des appels interjetés contre les décisions de la Commission, en se fondant sur les faits et le droit pertinent et, s'il y a lieu, enregistrer l'audience. Le président du Conseil arbitral est autorisé à déterminer la procédure de l'audience devant le Conseil et à décider s'il doit ou non permettre l'enregistrement.

4. Politique d'enregistrement

Selon la politique, l'audience devant le Conseil arbitral doit être enregistrée seulement si l'une des conditions suivantes s'applique :

l'appelant a présenté une demande d'enregistrement;
la Commission ou une autre partie intéressée a présenté une demande d'enregistrement, et le président a approuvé la demande;
l'audience porte sur une allégation de harcèlement sexuel ou autre..

Dans toutes les situations, sauf dans le cas où l'appel implique une allégation de harcèlement, visée par l'article 81 du Règlement, il revient au président de décider si l'audience doit être enregistrée, quoique, en temps normal, les désirs de l'appelant sont habituellement respectés.

En vue de se conformer à la nouvelle politique, on a modifié l'avis d'audience devant le Conseil arbitral afin d'informer l'appelant ou les parties intéressées que l'enregistrement de l'audience de l'appel est facultatif et qu'il peut avoir lieu sur demande. Si une lettre de demande d'enregistrement n'est pas présentée et que la demande est faite lors de l'audience, la décision d'enregistrer les audiences revient, comme dans le cas précédent, au président.

5. Objection par l'une des parties d'enregistrer l'audience

Lorsqu'une objection est soulevée par l'une des parties concernant l'enregistrement de l'audience, seul le président a l'autorité de décider comment se déroulera l'audience, conformément au paragraphe 80(7) du Règlement Règlement sur l'assurance emploi.

La seule exception concerne les appels où le litige implique une allégation de harcèlement. Dans ces cas, l'audience doit être enregistrée conformément à l'article 81 du Règlement.

6. Qualité de l'équipement d'enregistrement

Les dispositifs d'enregistrement et les microphones doivent fournir une bonne reproduction du son. Le personnel du Centre du conseil arbitral doit prendre toutes les précautions avant la tenue de l'audience afin de s'assurer que l'équipement, y compris les cassettes, est en bon état de fonctionnement et, qu'il est en position de marche durant l'audience. Le président doit s'assurer que l'enregistreuse est en marche et qu'elle continue de fonctionner pendant l'audience.

La simple absence d'un enregistrement ne justifie une nouvelle audience. Si, toutefois, on prévient le prestataire de l'enregistrement de l'audience et que, par la suite, pour des raisons techniques, l'enregistrement n'a pas lieu, le prestataire peut être privé de la possibilité de présenter pleinement son appel au juge arbitre.

Dans certains cas, des problèmes d'enregistrement techniques (une enregistreuse défectueuse, une cassette incomplète, ou de piètre qualité, un enregistrement effacé, etc.) ont nui à la préparation de l'appel d'un prestataire interjeté auprès du juge arbitre. Il doit être entendu que lorsque des cassettes défectueuses ou manquantes empêchent un prestataire de présenter pleinement ses arguments d'appel et qu'il y a allégation d'une violation du principe de justice naturelle, le juge arbitre accorde habituellement le bénéfice du doute au prestataire. À moins que le juge arbitre ait des raisons de douter de la crédibilité du prestataire, il ordonnera une nouvelle audience devant le Conseil arbitral fondée sur un déni de principes de justice naturelle.

7. Demander une copie de l'enregistrement

Une copie de l'enregistrement de l'audience devant le Conseil arbitral sera fournie si un prestataire ou une partie intéressée à l'appel en fait la demande, pourvu qu'ils aient participé à l'audience, soit en personne, par téléphone ou par représentations écrites au Conseil arbitral. Ces personnes n'ont pas besoin de justifier leur demande ou de donner des raisons pour recevoir une copie de l'enregistrement. Des transcriptions ne sont pas fournies.

Les demandes de copie de l'enregistrement par des parties qui ne sont pas considérées comme des parties intéressées à l'appel ou qui n'ont pas participé à l'audience de l'appel ne seront pas automatiquement acceptées. Il faudrait dans ces cas examiner des facteurs en vertu de la protection des renseignements personnels et de l'accès à l'information avant de prendre une décision de donner la cassette de l'enregistrement.

8. Entreposage et période de conservation des enregistrements

Les bandes enregistrées ayant servi lors des appels doivent être placées dans un classeur sous clef. Le directeur de chaque Centre du conseil arbitral ou de chaque CRHC est chargé de la sauvegarde, de la sécurité et de l'identification des bandes enregistrées.

Dans les cas d'appel, la période de conservation des bandes enregistrées des audiences est de cinq ans à partir de la conclusion de l'appel.